Sie kennen das: Kaum haben Sie sich auf eine wichtige Aufgabe konzentriert, blinkt das nächste E-Mail-Icon auf. Der Kalender platzt vor Meetings, und die To-do-Liste wächst unaufhaltsam? Ein ruhiger Arbeitsblock — das klingt fast wie ein urbaner Mythos im modernen Büroalltag. Aber ehrlich: Muss das so bleiben?
Warum der Fokus oft auf der Strecke bleibt
Selbst mit den besten Vorsätzen gelingt es im Alltag nur selten, lange am Stück produktiv zu arbeiten. Studien zeigen: Nach jeder Unterbrechung dauert es bis zu 23 Minuten, bis wir wieder wirklich konzentriert sind. Zwischen schnellen Mailchecks, Chat-Nachrichten und spontanen Meetings droht der eigentliche Job unterzugehen.
Der smarte Hack: Deep-Work-Blocks richtig einführen
Jetzt kommt der Teil, der meinen Arbeitsalltag wirklich verändert hat: Ich habe meine E-Mails und Meetings radikal gebündelt – an jeweils festgelegte Zeiten. Das klingt vielleicht banal, wirkt aber Wunder. Und zwar so:
- Blocken Sie feste Deep-Work-Zeiten
Legen Sie im Kalender mindestens 2x pro Tag einen 90-Minuten-Block als „Nicht stören“-Phase an. In diesen Zeiten – wirklich: keine E-Mails, keine Meetings, keine Anrufe. - Kommunizieren Sie Ihre Arbeitsblöcke
Teilen Sie Ihrem Team offen mit, wann Sie ungestört arbeiten. Viele Tools wie Outlook oder Google Calendar bieten dafür den Status „Beschäftigt“. - Planen Sie bewusste Kommunikationsfenster
Beantworten Sie E-Mails und planen Sie Meetings möglichst gebündelt – zum Beispiel immer nur um 11 Uhr und nach 15 Uhr. Das verhindert endloses Hin und Her. - Halten Sie Ausnahmen wirklich selten
Notfälle gibt es – aber sie sind selten. Wer zu oft eine Ausnahme macht, verliert schnell wieder Kontrolle.
Was das wirklich bringt: Konkrete Erfahrungen
Seitdem ich mich an diesen Rhythmus halte, bin ich nicht nur produktiver, sondern auch entspannter. Die ständigen Kontextwechsel entfallen – und tatsächlich landen am Ende des Tages die richtig wichtigen Dinge auf der „erledigt“-Liste. Kolleg*innen haben mir sogar zurückgemeldet, dass sie das als angenehm empfinden: Weniger Ablenkung, mehr Struktur, klarere Absprachen.
So setzen Sie die Idee noch heute um
- Öffnen Sie jetzt Ihren Kalender und reservieren Sie 2x einen 90-Minuten-Block für Deep Work – am besten schon für diese Woche.
- Schalten Sie in diesen Zeitfenstern Features wie E-Mail-Benachrichtigungen und Messenger gezielt aus.
- Stellen Sie im Team klar: In diesen Phasen sind Sie nicht erreichbar (Outlook, Slack & Co. machen das leicht sichtbar).
- Reflektieren Sie nach einer Woche, wie sich Ihre Konzentration und Stimmung verändert haben.
Ein kleiner Trick für schwierige Phasen
Falls Ihnen gerade der Mut fehlt, weil der Posteingang brennt: Notieren Sie vor dem Deep-Work-Block explizit, was nach der Fokuszeit zu tun ist. So wissen Sie, dass nichts vergessen wird – und können mit gutem Gewissen abtauchen.
Fazit: Gönnen Sie Ihrem Gehirn endlich echte Arbeitszeit
Niemand muss sich dem Meeting- und E-Mail-Alltag hilflos ausliefern. Probieren Sie das Prinzip noch heute aus – Ihr Kopf (und wahrscheinlich auch Ihr Team) werden es Ihnen danken! Haben Sie eigene Tricks für mehr Fokus? Teilen Sie Ihre Erfahrungen gern in den Kommentaren.
